«Как правильно организовать пресс-конференцию?», - наверное, один из самых часто встречающихся вопросов. Ответ на него кроется в нескольких базовых и банальных правилах, несоблюдение которых приведет к провалу мероприятия. Организация пресс-конференции требует концентрации от всех сотрудников компании, наличия определенных навыков и опыта поведения при возникновении нестандартных ситуаций.
Итак, пошаговая инструкция:
1. Определитесь с целевой аудиторией мероприятия, подумайте, каким изданиям и журналистам будет интересна заявленная тема;
2. Составьте внятный пресс-релиз, укажите в нем всю действительно важную информацию, позволяющую понять суть вопроса;
3. Заранее подготовьте справку о компании и аналитику, которая может понадобиться журналисту (в печатном и электронном виде);
4. Не назначайте мероприятия на утро понедельника или вечер пятницы. Идеальными днями для пресс-конференции считаются среда и четверг. А вот время дня зависит от заявленной тематики: если вы собираете журналистов для презентации нового ресторана или клуба, то оптимальным будет конец рабочего дня, тогда как для открытия завода больше подойдет утро.
5. Тщательно выбирайте место для проведения пресс-конференции. Если ваша пресс-конференция проходит далеко от метро, обеспечьте трансфер для журналистов. Обязательно проинформируйте всех приглашенных о том, как удобнее всего добраться до конференц-зала и где находится ближайшая парковка;
6. Перед началом мероприятия не забудьте проверить всю технику: от проекторов до микрофонов; заранее подумайте о том, как устранить возможные неполадки во время мероприятия;
7. Позаботьтесь об открытом доступе в интернет для гостей и участников пресс-конференции, особенно wi-fi будет актуален для информационно-новостных агентств;
8. Во избежание недоразумений, не забудьте записать на аудио-носитель весь ход мероприятия, удобнее всего будет положить диктофон на столе рядом со своим спикером;
9. Не будьте слишком пунктуальны. Помните, что журналисты иногда опаздывают, поэтому начать пресс-конференцию можно на 10-15 минут позже заявленного времени;
10. Продумайте возможность выпить чай или кофе с легкими закусками до или после мероприятия, это неплохой способ пообщаться с журналистами в неформальной обстановке;
11. Будьте готовы в любой момент заменить ключевого спикера или дополнить его речь необходимыми деталями, например, задав ненавязчивый вопрос;
12. После мероприятия предоставьте журналистам всю необходимую информацию о теме обсуждения и окомпании, дополните ее согласованными со спикерами цитатами;
13. Если это возможно, то попытайтесь получить от журналистов обратную связь, узнать, что им понравилось, а что не очень на организованном вами мероприятии.
Но есть более легкий путь: отправьте заявку на pr@reputacia.pro и мы организуем пресс-конференцию для вас.